Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 21.08.2026 № 46 утвердило новые Правила работы архивов государственных органов и иных организаций. Документ вступает в силу с 18.09.2026.
Хотя документ не регулирует порядок начисления выплат, он жестко регламентирует требования к формированию, описанию и хранению документов по личному составу, которые являются главной доказательной базой для экономиста по труду и бухгалтера по заработной плате при любых финансовых или архивных проверках.
Ключевые изменения:
|
Аспект |
Что установлено новыми Правилами |
|
Состав документов |
В понятие «документы по личному составу» прямо включены документы о выплате заработной платы, присвоении квалификационных категорий, разрядов и званий (п. 2). |
|
Срок передачи в архив |
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через 2 года после завершения их делопроизводством (п. 45, 123). |
|
Систематизация в описи |
Установлена строгая номинальная последовательность в годовом разделе сводной описи: приказы по личному составу → должностные инструкции → личные карточки → лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы → личные дела → декларации → невостребованные трудовые книжки → документы комиссий по исчислению размера заработной платы и т.д. (п. 125). |
|
Алфавитный порядок |
Личные дела и невостребованные трудовые книжки уволенных работников систематизируются строго по алфавиту фамилий (п. 125). |
|
Порядок согласования |
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу обязательно визируется руководителем кадровой службы и согласовывается с экспертной комиссией (ЭК/ЦЭК) организации перед утверждением руководителем (п. 131). |
Что необходимо сделать:
Для минимизации рисков при проверках и корректного обоснования решений перед руководством выполните следующие шаги:
- Проведите инвентаризацию дел по личному составу и заработной плате за предыдущие периоды. Четко выделите дела со сроком хранения свыше 10 лет и постоянного хранения.
- Проверьте сроки передачи: убедитесь, что дела, завершенные делопроизводством более 2 лет назад, уже переданы в архив организации или оформлены описью структурного подразделения для передачи.
- Сверьте систематизацию дел в ваших описях с новой последовательностью, установленной п. 125 Правил. Особое внимание уделите месту расчетных листков и протоколов комиссий по исчислению зарплаты.
- Актуализируйте локальные акты: подготовьте проекты изменений в инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел организации, если текущие сроки или состав описей противоречат новым Правилам.
Документ: Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 21.08.2026 № 46 «О правилах работы архивов».
Вышел новый номер журнала "Зарплата в бюджетной организации". Подробнее прочтите по ссылке.
